Retningslinjer ved pressehenvendelser
Som et stort, ledende byggevareselskap får Optimera regelmessig forespørsler fra pressen om vår virksomhet og om vårt syn på marked og bransje.
Som et stort, ledende byggevareselskap får Optimera regelmessig forespørsler fra pressen om vår virksomhet og om vårt syn på marked og bransje.
I den sammenheng er det viktig å presisere at ingen ansatte i Optimera, eller som forhandlerbutikk, skal komme med synspunkter i pressen på Optimera eller Montérs vegne. Dette gjelder i saker som vi selv ønsker å gå ut med, og/eller hvis du blir kontaktet. I sistnevnte tilfelle kjøper du deg tid ved å si at du er opptatt og kommer tilbake.
Alle pressehenvendelser, som gjelder saker utenfor eget lokale marked, kan sendes til forhandler@optimera.no som vil vurdere henvendelsen og håndtere videre prosess. Dette gjelder for alle typer media, som lokalaviser, regionalaviser og fagblader, uavhengig av vinkling/type sak.
Krisekommunikasjon
En krise som ikke håndteres riktig i kommunikasjonen med omverdenen kan skade Optimeras omdømme, og hindre vår framtidige mulighet til inntjening og vekst. En krise kan være:
Ulykke med død eller rettsforfølgning (også hendelser som involverer kunder/offentlighet)
Katastrofer som brann, flom, eksplosjon, m.m.
Grov kriminalitet som berører avdelinger eller personale (underslag, utpressing, spionasje)
Miljøskader eller grov forurensing
IT-innbrudd (Cyber Attack)
Når en krise oppstår, som kan skade vårt omdømme, må informasjonsflyten styres riktig og sørge for at riktig budskap kommer til riktig mottaker slik at unødig eskalering og negativ publisitet unngås.
Kriseplan
Sentralt i krisekommunikasjon er kriseplan. En slik plan deles i tre:
1. Før krisen
Viktig å avklare roller og ansvar før en slik situasjon oppstår. Avgjørende roller er:
Krisestab
Offisiell talsperson
Pårørendeansvarlig
Pressekontakt
Sosiale medier
Retningslinjer ved pressehenvendelse skal sørge for at informasjonsflyten foregår riktig ved en evt. krise. Videre har alt vi gjør av trening/forberedelser en flersidig effekt:
Vi er forberedt og drillet på å håndtere en vanskelig situasjon (medietrening av ledergruppen).
Vi får raskt kontroll på informasjonen og kommunikasjonen.
Vi reduserer trykket mot organisasjonen og ansatte.
2. Under krisen
Forhandler er til stede, tilgjengelige og viser at vi ønsker å bidra til at saken opplyses på beste måte. Vi må offentliggjøre vårt «holding statement». I kommunikasjonen bruker vi et klart og enkelt språk som ikke tilslører eller bidrar til uklarheter og egne tolkninger, eller provoserer med sin tomhet.
Den som er utpekt som offisiell talsperson må være ærlig, men strategisk, og fortelle hva som har skjedd så snart hendelsesforløpet er bekreftet fra myndigheter. Vi må gi en oversikt over hvilke tiltak som er iverksatt, og hva som skal gjøres framover for å få/opprettholde kontroll på situasjonen. Gi et tidspunkt for når neste oppdatering kommer.
3. Etter krisen
Normalsituasjon skal gjenopprettes så raskt som mulig. Vi fortsetter å spille på lag med presse og andre interessenter. Pressen vil jobbe for å finne ut hva som egentlig skjedde, og vi skal bidra til at de får svar. Vurder å gi pressen tilgang til intervjuobjekter som kan belyse saken troverdig, forklare årsaker og gi et utfyllende bilde av hva som har skjedd. Egne fagfolk eller eksterne eksperter gir troverdighet.
I denne fasen leter gjerne pressen etter syndebukker. En leder må ta ansvar og beskytte dem som har sittet tettest på hendelsen. Vi må forklare hva vi gjør av tiltak for å hindre gjentakelse, hva det arbeidet består i, og hva som er status akkurat nå.
Denne fasen er helt avgjørende for hvor hardt vi blir rammet i ettertid. Gjennom god og riktig kommunikasjon kan vi bruke ressurser på å sikre drift og gjenopprette omdømme.
Sjekkliste ved behov for krisekommunikasjon
Få fullstendig bilde av, og kontroll over situasjonen.
Ved ulykker – sikre at det er gjort nødvendige grep fra vår side.
Vurder behovet for å sette krisestab med evt. nøkkelpersoner
Ved krisestab: Informer alle grundig.
Send en i krisestab til hendelsesstedet eller utpek en på hendelsesstedet som ansvarlig for dialog/samarbeid med krisestab.
Utpek en i krisestab som ansvarlig for dialog/samarbeid med hendelsesstedet.
Lag budskapsdokument (korte og konsise nøkkelbudskap).
Utpek en talsperson i krisestab og tren på historie og nøkkelbudskap.
Overvåk presse og sosiale medier.
Vurder å tilkalle bistand fra interne eller eksterne spesialister.
Vær tilgjengelig de første 48 timer, og sørg for skiftordning hvis krisen vedvare.
Internkommunikasjon
Utpek en ansvarlig for internkommunikasjon.
Vurder om alle ansatte skal få informeres.
Minn ansatte på Retningslinjer ved pressehenvendelse.
Eksternkommunikasjon
Vurder tiltak (pressemelding, pressekonferanse, direktekontakt med journalister).
All pressekontakt skal baseres på fakta, og være kort og konsist (nøkkelbudskap).
Hold deg til fakta i all kommunikasjon – ikke åpne opp for egne tolkninger.
Kommuniser at situasjonen er under kontroll.
Ikke undervurder situasjonen før hele omfanget er kjent.
Sørg for at myndigheter (politi, brann, ambulanse) har kontaktdetaljer til talsperson.
Hold talsperson grundig informert om kontakt med presse.
Ingen eksklusive intervjuer – vær så åpen og ærlig som mulig.
Gjenta nøkkelbudskap ved behov og hold fast ved disse.
Husk:
Pressekontakt bør holdes til et nødvendig minimum.
Viktigheten av internkommunikasjon og håndtering av ansatte.
Ikke gjør annen PR under krisen.
Kommuniser alltid ærlig og så åpent som mulig.
Gi tilstrekkelig informasjon.
Etter krisen
Evaluer bruk av krisestab.
Gjør nødvendig tilpasninger i krisekommunikasjonen.
Analysere medienes og andre interessenters oppfattelse og mening.
Utarbeid en sluttrapport/dokumentasjon.
